Elmgd Site for all
أهلاً و مرحباً بك معنا فى elmgd site المنتدى التربوى

Elmgd Site for all

منتدى تربوى , تعليمى
 
الرئيسيةالرئيسية  البوابةالبوابة  مكتبة الصورمكتبة الصور  س .و .جس .و .ج  بحـثبحـث  التسجيلالتسجيل  دخولدخول  

شاطر | 
 

 ما هى التقارير الادارية ؟ و أهميتها و أهدافها و فوائدها؟

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
محمد أبو المجد
Admin
avatar

عدد المساهمات : 67
نقاط : 206
تاريخ التسجيل : 24/03/2011
العمر : 48
الموقع : مصر

مُساهمةموضوع: ما هى التقارير الادارية ؟ و أهميتها و أهدافها و فوائدها؟   الجمعة أكتوبر 19, 2012 9:40 pm

تعريف التقرير:
Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow

هو تصور لموقف اجتماعي أو اقتصادي أو ثقافي، وعادة يهتم بتوضيح الايجابيات والسلبيات المتعلقة بالموقف، وهو نشاط تستطيع أن تمارسه وهو مجال من مجالات التفكير لعرض وجهة نظرك وأفكارك للآخرين.

ويعرف التقرير بأنه:---------------------
Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow
• وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية، المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في مجال اختصاصه.
• عرض مكتوب لمجموعه من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة، ويتضمن تحليل واقتراحات وتوصيات تتماشى مع نتائج التحليل.
• حقائق خاصة بمشكلة معينه، تعرض عرضاً تحليلياً، بطريقه مبسطه، مع ذكر الاقتراحات التي يجب أن تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل.


• وثقيه تتضمن دراسة لمشكلة ما، بهدف نقل وإعطاء المعلومات والنتائج التي تسفر عنها الدراسة من اجل تقديم الأفكار والتوصيات.
• إعلام الغير كتابياً بأمر من الأمور
• عرض نتائج بحث، أو دراسة موضوع معين، أو إيجاد حلول لمشكلة ما.

ويختلف التقرير باختلاف الهدف منه، سواءً كان تقرير إداري، فني، طبي، الخ.... وتعتبر التقارير وسيلة اتصال هامه داخل دوائر الأعمال على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، وبدون التقارير يكون من الصعب على الإدارة السيطرة على المنشاه وقياداتها بفاعلية وكفائه، حيث تعتمد الإدارة على ما تتضمنه التقارير من المعلومات لمعرفة ما يجري داخل المنشاه واتخاذ القرارات المناسبة في المواقف المختلفة ورسم السياسات والخطط واختيار أسلوب العمل المناسب، كما تساعد التقارير في التعرف على وجهات نظر و أراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والحلول التي يقترحونها لمشكلات العمل.

إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وفي بعض الحالات تستخدم التقارير كوسيلة لتقديم توصيات او اقتراحات، وعل ذلك يجب اتباع أسلوب في أعداد وكتابة التقارير.
يهدف إلى أن يكون التقرير:-----------------------
sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny

واضحاً: سهل فهمة واستيعابه
موجزاً: بما يكفي لغرض منه
كاملاً: يغطي كافة جوانب الموضوع
دقيقاً:يحتوي على معلومات صحيحة

ويعتبر التقرير المكتوب احد أساليب الاتصال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في اختصاصه، كما يعتبر بصفه عامه ضمن أساليب الاتصالات الإنسانية العالية، وهو ما يطلق عليه Effective Human Communications  والتي تتلخص في:----------------------
المقابلات الشخصية Interviewing                  
المحادثة التلفونية Telephone                          
التقديم والعرض Presentation                        
كتابة التقارير Report writing                        
الاجتماعات        Meetings                            
الاستقصاءات Questionnaires                        
الملاحظه ودراسة العينات Observations            
الوثائق والمستندات Documents                      
الاستبيان Referendum                                  
أجهزه الحاسب الآلي  Computers                    
أجهزه الفاكس والتلكس Fax & Telex                

وتهدف أي من هذه الأساليب أما إلى تجميع معلومة أو إلى نقل وتوصيل معلومات، أو الاثنين معاً وهو ما يطلق عليه ( الاتصال ذو الاتجاهين)، إلا أن التقرير يعتبر اتصال في اتجاه واحد حيث يتم من خلاله نقل وتوصيل معلومات وليس تجميع معلومات.


أهمية التقارير:----------------------
bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce

1. الهدف الأساسي من كتابة التقارير بالدرجة الأولى هي نقل المعلومات، و يمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:
• معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة
• التوثيق والتسجيل
• تبادل المعلومات
• معلومات مرجعية

التقارير وسيله اتصالية عن طريقها يتلقى المديرون المعلومات التي يعتمدون عليها في رسم السياسات، ووضع الخطط واختيار أسلوب العمل المناسب داخل مؤسساتهم، كما تستخدم التقارير لإعلام المديرين بتكاليف الإنتاج، ومشكلاته، ومستوى الأداء في مختلف الأعمال في المنشاه.

ورغم تنوع وسائل الاتصال داخل دوائر الأعمال، إلا أن التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل، ويرجع ذلك للأسباب التالية:--------------------------

1. تعتبر التقارير مصدراً دائما للمعلومات يمكن الرجوع إليها في أي وقت
2. تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى، على فهم واستيعاب المعلومات والحقائق.
3. تعتبر التقارير القاعدة الأساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها
4. تتميز التقارير بالاعتدال في إعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الأخرى
وعلى ذلك فان التقارير المكتوبة تعتبر من أهم وسائل الاتصال في منشأة الأعمال.

ومن بين العوامل التي عظمت أهمية التقارير:----------------------------
sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny  sunny

1. النمو في كثير من العمليات في مجال الأعمال وتعقدها في المدى الطويل
2. تنامي الحاجة لطرق أفضل لقياس أداء الإداريين
3. التطور السريع في أجهزه ومعدات إنتاج المعلومات ذات الكفاءات الأكبر
وكثيرا ما يترتب على التقرير قرارات معينة، كفصل من العمل، أو استحقاق ترقيه، أو نقل، أو إعادة تصميم البرامج الحالية، أو توسيع نشاط المنظمة أو تحجيمه، لذا ينبغي مراعاة ما يلي عند كتابة التقرير:

• تحري الدقة والموضوعية
• التأكد من صحة المعلومات
• الصدق في الإدلاء بالمعلومات
• عدم تدخل الأغراض الشخصية في كتابه التقرير( كالصداقة والبغض والمصلحة)

أهداف التقرير:----------------------------------
Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow  Arrow

لابد أن يكون هناك هدف أو أهداف من وراء كتابة التقرير ومن أهم هذه الأهداف ما يأتي:
1. إعلام الغير بأمر من الأمور

2. تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محدده

3. عرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكله مهمة، ليستفيد من قراءة هذا التقرير كل من اطلع عليه.

لذلك فان الهدف من إعداد التقرير يجب أن يكون واضحا ومحددا في جملة واحدة، مثل: ( الهدف من هذا التقرير معرفه ما تم انجازه في جهة ما والأسباب التي أدت إلى عدم تحقيق وانجاز ما هو مستهدف خلال فتره معينه)... وهكذا


ويمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:
bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce


معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة التالية:----------------------------

 التخطيط: يبنى على معلومات عن أوجه النشاط المختلفة، ترد إلى الإدارة في شكل تقارير تمثل الانجازات السابقة والإمكانيات المتاحة ووجهات نظر وتوصيات القائمين على الانشطه المختلفة للإدارة، مما يساعد على إصدار خطط موضوعية وعلمية وقابله للتنفيذ و تتوفر لها مقومات النجاح.

 الرقابة: أن جوهر وظيفة الرقابة يمكن في مقارنة الانجاز الفعلي بما كان يجب أن يتم في ضوء الخطة الموضوعة وحسب معايير الأداء المتفق عليها، وحتى تتمكن الإدارة من إجراء هذه المقارنة فانه يلزمها دائما معلومات في شكل تقارير عن الانجازات التي تمت.

 التوجيه والإشراف: لا يستطيع الرئيس أو المسئول أن يمارس وظيفة التوجيه والإشراف دون الحصول على معلومات عن سير العمل وأي مشكلات أو معوقات تظهر أثناء التنفيذ، ولا يتيسر ذلك إلا من خلال نظام للتقارير يمده بشكل منتظم بالمعلومات اللازمة.

 المتابعة و التقييم: تتطلب عملية متابعة الانشطه المختلفة وتقييم أداء الأفراد والوحدات الإدارية ضرورة وجود تقارير تعرض الانجازات وتساعد على تحديد مدى تحقيق الأهداف الموضوعه وتحدد الاختلالات التي وقعت وتقدم تحليلا لأسبابها وكيفية تلاقيها مستقبلاً.

2) التوثيق والتسجيل: تعتبر التقارير وسيلة للتوثيق والتسجيل، فهي تعبر عن نشاط وانجازات وأعمال تمت ونتائج تم التوصل إليها، ومشكلات واجهت العمل وأساليب معالجتها، فنجد مثل أن مجموعة التقارير التي تصدر نهاية كل سنه ماليه، تعتبر سجلا لنشاط المنشاه خلال هذه الفترة الزمنية، و تقارير تتضمن تحليلا لنتائج الأعمال وتقارير تقييم لمستوى الأداء والمعوقات التي واجهتها المنشاه.

3) تبادل المعلومات: تعتبر التقارير وسيله لتبادل المعلومات بين الوحدات و الانشطه المختلفة داخل المنشاه، و بالتالي التأثير على خطط و برامج هذه الوحدات بما يكفل تحقيق أهداف المنشاه.

4) معلومات مرجعية : هناك بعض التقارير التي تتضمن معلومات نحتاج دائما للرجوع إليها، مثال ذلك: تقييم الأداء التي توضح خطوات سير العمل والإجراءات المختلفة الواجبة الإتباع والنماذج التي تساعد مثل هذه المعلومات المرجعية في تدريب الموظفين الجدد أيضا.

فوائد استعمال التقارير:----
bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce  bounce


هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات جرا استعمالها للتقارير منها:----------------

1) إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، فلسفه المؤسسة. حيث أن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير معين.

2) التبوء بالحاجات: حيث أن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها للمنظمة. مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، أو الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينه، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة .


3) مقارنة الانجاز بمعايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة وخاصة في رقابة التكاليف

4) تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة أو تشير إلى الوافرات الممكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات التي تضمنها التقرير

farao

farao farao
farao
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://elmgd-site.yoo7.com
 
ما هى التقارير الادارية ؟ و أهميتها و أهدافها و فوائدها؟
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
Elmgd Site for all :: ادارة :: علوم الادارة-
انتقل الى: