المهارة فى كتابة التقارير

ا
المهارة في كتابة التقارير

المهارة في كتابة التقارير: قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من الأمور السهلة أو البسيطة، إلا أنها في الواقع عملية لها أصول علميه يجب أن تراعى، كما أنها تتطلب مهارات لدى كاتب التقرير تساعد على زيادة فعالية التقرير، مثل:
1. القدرة على التفكير المنطقي
2. القدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور
3. القدرة على التفسير وتبسيط الأفكار
4. القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة
ومن هنا تظهر أهمية الإعداد السليم للتقارير، ومراعاة المبادئ العلمية لكتابتها، واكتساب المهارات الفردية اللازمة لذلك حتى تتحقق لها الفعالية والتأثير المطلوبين.

الهيكل العام للتقرير

بداية التقرير:--------------------
• صفحة الغلاف
• صفحة المحتويات
• إجراءات التعديل
• المقدمة( الأهداف، المجال)
• ملخص الإدارة

صلب التقرير:-----------------
 عرض المعلومات والحقائق
 الجداول
 الرسوم البيانية
 الدراسة والتحليل

خاتمة التقرير
o النتائج
o التوصيات
o الملاحق

و تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بخمس مراحل: ----------------
1. مرحلة الإعداد
2. مرحلة التنظيم و البناء الهيكلي
3. مرحلة الكتابه
4. مرحلة المراجعة
5. مرحلة الطباعة، والإخراج العام للتقرير

أولا: مرحلة الإعداد: ويتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي:
1. الإطار العام للتقرير( الموضوع أو المجالات التي يغطيها التقرير)
2. معرفة الهدف من كتابة التقرير
3. ما الذي أريد تحقيقه من هذا التقرير؟
4. من الذي طلب التقرير؟ من الذي يحتاج أليه؟
5. الاستخدامات المتوقعة من التقرير
6. معلومات التقرير

ثانيا: مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي: يتم في هذه المرحلة تصميم وتحديد مايلي:
1. المنطق العام للتقرير: الأفكار الرئيسية وارتباطها بموضوع التقرير ووضع العناوين الرئيسية المناسبة والعناوين الفرعية لكل عنوان رئيسي والتأكد من تسلسلها المنطقي داخل التقرير وارتباط النتائج التي تم التوصل إليها بالحقائق المجمعة
2. الهيكل العام للتقرير: الذي يجب أن يتضمن ثلاثة أجزاء أساسيه:
أ‌- بداية التقرير
ب‌- صلب التقرير
ت‌- الخاتمة
3. مراجعة مادة التقرير: ماذا يعرض التقرير، وماذا يعرض في الملاحق؟ وكذلك درجة التلخيص المناسبة

وعند صياغة التقرير يجب مراعاة مايلي:-------------

o لابد من مقدمة يبين فيها الكاتب الدوافع التي دعت إلى كتابه التقرير والمعلومات التي استعملها في اتخاذ قراراته

o عرض مسلسل ومرتب للبيانات التي يراها مهمة في توضيح أرائه ومعلوماته
o خاتمه موجزه يوضح فيها كاتب التقرير راية حيال موضوع التقرير
o إعادة قراءة التقرير قراءة متأنية لاستدراك ما فاته أو تصحيح ما أخطأ فيه سهوا

ثالثاَ مرحلة الكتابه: على الرغم من أهمية مرحلتي الإعداد والبناء الهيكلي للتقرير إلا أنهما غير كافيتين لضما ن جودة التقرير وغالبا ما يتطلب الأمر من كاتب التقرير كتابة مسودة أو أكثر قبل الوصول للشكل النهائي للتقرير ولعل أصعب مهمة هي كتابه المسودة الأولى و لتسهيل ذلك على الكاتب فانه ينصح بعدم أعطاء اهتمام كبير في هذا الوقت بقواعد اللغة أو أسلوب الكتابه حيث انه من المرجح أن تخضع هذه المسودات لتعديلات كثيرة. ويجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه:
1. أن يكون التقرير واضحا وملخصا وكاملا ودقيقا
2. أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا واحدا
3. أن يكون الانتقال من فقره إلى أخرى بسلاسة ويسر
4. اختيار أسلوب الكتابه المناسب للقارئ
5. استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض

رابعاً المراجعة: يجب التأكد من مناسبة أسلوب الكتابه للقارئ، تطبيق قواعد الكتابه( المقدمة، الخاتمة)، وضوح القواعد العامة للكتابة، منطقيه وتنظيم التقرير، صحة هجاء الكلمات ومراعاة قواعد اللغة.

مهارات جمع وترتيب و عرض المعلومات:----------------
البيانات والمعلومات: تشير البيانات إلى الحقائق والأرقام والحروف والكلمات والإشارات التي تعبر عن فكرة أو شي ما أو موقف محدد كأرقام المبيعات وأرقام الإنتاج.
أما المعلومات فهي حقائق منظمة تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات وتشير إلى ناتج تشغيل البيانات التي تصف إحداث العمليات التي تقع في المنظمة وإخراجها في شكل له معنى للمستفيد ( الإدارة) مثل معدل دوران البضاعة ، نسبه السيولة... الخ.

ولا بد أن تتوفر في المعلومات الخصائص التالية:---------------

أ‌. الدقة
ب‌. ارتباطها باحتياجات المستفيدين
ت‌. الشمول
ث‌. التوقيت المناسب

البيانات
* حقائق غير منظمة لا تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات
* بمثابة مادة خام في نظام المعلومات
* مدخلات لنظام المعلومات

المعلومات
* حقائق منظمه تفيد مباشرة في صنع القرارات
* بمثابة المنتج في نظام المعلومات
* مخرجات لنظام المعلومات

دورة حياة البيانات:
• توليد البيانات وهي المرحلة التي يتم فيها خلق البيانات ويمكن توليد البيانات بواسطة الفرد من خلال الملاحظه أو بواسطة الإله.
• تشغيل البيانات: بمجرد خلف البيانات بعد توليدها يتم إجراء مجموعة من الخطوات اللازمة لتشغيلها منها: التخزين، التحويل إلى صور أو وسائل للعرض، النقل من مصادرها إلى التخزين ثم إلى التشغيل ثم إلى الاستخدام، فالتخزين ثانية، التشغيل، ( التصنيف والفرز وأجراء العمليات الحسابية والتسجيل والتجميع)
• استخدام البيانات: يتم إرجاع المعلومات التي تم الحصول عليها إلى مراكز اتخاذ القرار حسب احتياجاتها، وترتكز القيمة الفعلية للبيانات عندما يتم تشغيلها وتحويلها إلى معلومات، تعتمد فائدتها على المعايير التالية: دقه المعلومات، درجة الاعتماد عليها، توقيت الحصول عليها، تكلفه تخزينها،وعلى ذلك فنهالك حاجه مستمرة إلى مراجعة محتويات ملفات البيانات لحذف البيانات غير الهامة.

التقارير وعلاقتها بالبيانات:
تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات، ومن ثم فكلما أردنا تقريراَ كافياَ صالحاً ومفيداً وفنياً وشكليا وموضوعياً، كلما اقتضى الأمر جمع اكبر قدر من البيانات بطريقه صحيحة ثم عرضها في شكل مناسب.

و تتمثل مراحل إعداد التقرير في:
1. جمع البيانات المرتبطة به
2. تفريغ البيانات وتبويبها
3. تحليل البيانات
4. استخراج النتائج و التوصيات
5. كتابة التقرير ونشرة

ويظهر الشكل التالي العلا قه بين البيانات و التقارير واتخاذ القرار:-------

بيانات
+
معلومات
+
تقارير
+
اتخاذ قرار

مراحل ( خطوات كتابة التقرير):
1. جمع وتنظيم المعلومات
2. تحديد الأفكار الرئيسية
3. كتابه المسودة الأولى للتقرير
4. إعادة كتابة المسودة
5. قياس قابلية التقرير للقراءة
6. التدقيق
7. تصحيح الطباعة

عشر نصائح ليكون تقريرك فعالاَ:---------

o أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا
o أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً
o أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية
o له بداية ووسط ونهاية
o له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء
o أن يكتب في لغة واضحة ومباشره
o أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم)
o استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا
o أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير
o خاليا من الأخطاء
[/size][/b]

» ما هى التقارير الادارية ؟ و أهميتها و أهدافها و فوائدها؟
» أنواع التقارير و مواصفات التقرير الجيد